Souvent, les assistantes/secrétaires déjà en poste dans les entreprises perçoivent la plupart du temps l'assistante indépendante comme une concurrente, celle qui va prendre leur place…
Et pourtant, ce n'est pas le cas… Tout est question de collaboration, de travail en équipe.
Je vous explique !
L'ASSSISTANTE INDEPENDANTE PALLIE A L'ABSENCE DE LA SECRETAIRE SALARIEE :
Généralement, c'est lorsque la secrétaire salariée de l'entreprise est absente de manière imprévue et/ou sur une longue durée que les entreprises sont amenées à faire appel à une assistante indépendante. En effet, la salariée a le droit de prendre des congés mais elle peut également parfois tomber malade. Seulement voilà, même si, dans la majorité des cas, on essaie d’organiser au mieux ces absences, il impossible de le faire en cas d’un arrêt maladie par exemple. Et, l'absence impromptue de la secrétaire, pivot de l'entreprise, peut souvent devenir très problématique : personne pour répondre au téléphone, personne pour saisir les devis/factures, personne pour réceptionner les clients, etc…
Ainsi, l'assistante indépendante vient pallier temporairement/régulièrement à l'absence de la secrétaire salariée.
L'ASSISTANTE INDEPENDANTE RENFORCE LA SALARIEE EN CAS DE SURCHARGE TEMPORAIRE DE TRAVAIL :
Plutôt que de penser que l'assistante indépendante est une concurrente, il serait plus judicieux de la percevoir comme une alliée de l’entreprise et de la secrétaire salariée déjà en poste dans l'entreprise.
Parfois ce sont même les assistantes salariées elles-mêmes qui sollicitent leur dirigeant pour recourir aux services d’une assistante indépendante en soutien. En effet, en cas de surcharge de travail, l'indépendante vient en renfort de la secrétaire en poste.
Ainsi, si une implication plus importante de la secrétaire en poste est nécessaire sur une période spécifique de l’année plus chargée par exemple, l'assistante indépendante viendra renforcer, ponctuellement ou régulièrement la secrétaire en poste sur les tâches les plus courantes.
L'ASSISTANTE INDEPENDANTE COMPLETE LES COMPETENCES DE LA SALARIEE :
L'assistante indépendante travaille en collaboration avec la secrétaire en poste. Cette dernière connait tous les rouages de l’entreprise contrairement à l'assistante indépendante. La salariée apporte donc un appui considérable à l'indépendante qui ne connait pas forcément aussi bien la société mais apporte éventuellement un complément, une prestation/compétence que la secrétaire en place n'a pas forcément.
Tout est donc question de complémentarité : si la secrétaire salariée n’est pas à très l’aise dans un domaine ou n’a pas le temps de gérer certaines tâches, l'assistante indépendante pourra intervenir sur ce domaine-là seulement pour 2 ou 3 heures par semaine.
L'ASSISTANTE INDEPENDANTE NE TRAVAILLE PAS SUR LE MÊME VOLUME QUE LA SALARIEE :
L'assistante indépendante ne peut pas exercer sur un volume aussi important que celui d’une salariée de l’entreprise.
En effet, la secrétaire en poste travaille sur la base d’un temps plein ou partiel là où une indépendante interviendra pour seulement quelques heures par jour/semaines. Une indépendante ne peut pas travailler pour un seul et même client, et travailler plus ne lui permettrait pas d’honorer ses autres prestations pour plusieurs autres clients.
L'ASSISTANTE INDEPENDANTE EST REGLEMENTEE SUR CERTAINES TÂCHES :
Une secrétaire en poste aura des tâches plus intimes à l’entreprise là ou l'assistante indépendante sera positionnée plutôt sur des missions comme la prospection, le mailing, l’assistanat commercial, la saisie de données, la gestion des réseaux sociaux, etc.
A noter que l’exercice de la comptabilité n’est pas autorisé à une assistante indépendante. En effet, l’exercice de la comptabilité est une activité réglementée qui est régie par l’Ordonnance 45-2138 du 19/9/1945. Il est précisé que les actes comptables ne peuvent pas être réalisés par quelqu’un d’autre qu’un comptable ! Un acte comptable est : une imputation ou une codification d’une opération comptable ; comme la tenue de la comptabilité, l’accès au plan comptable, les bilans annuels et la vérification des comptes.
Une assistante indépendante peut alors prendre en charge des missions comme les suivantes :
Saisir les devis et les factures ;
Suivre les notes de frais ;
Pointer les relevés bancaires et préparer les envois au cabinet comptable ;
Trier et dater les factures pour les envois dématérialisés au cabinet comptable ;
Vérifier et relancer les impayés (clients et fournisseurs) ;
Gérer les éventuels litiges.
Vous l'aurez donc compris, l'assistante indépendante n'a pas vocation à remplacer la secrétaire en poste mais à l’épauler, régulièrement ou ponctuellement. Elle est un « plus » apporté à l’entreprise quand c'est nécessaire.
La secrétaire en poste dans l'entreprise et l'assistante indépendante ne sont donc pas des concurrentes mais des forces complémentaires alliées pour le bien de l’entreprise.
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