Recruter à temps partiel ou plein ou collaborer avec une assistante indépendante ?

Recruter ou collaborer avec une assistante indépendante

RECRUTER OU EXTERNALISER ??

Vous faites face à un pic d'activité ? Vous avez une augmentation significative des tâches administratives ou de support commercial ? Il vous est urgent de trouver de l'aide ?

Vous vous posez la question de savoir si vous devez recruter un(e) salarié(e) (à temps partiel ou plein) ou externaliser auprès d'une assistante indépendante ?

Travailler seul ou gérer une petite entreprise implique la plupart du temps de jongler entre plusieurs métiers. Certaines tâches administratives obligatoires, parfois lourdes et chronophages, prennent le pas sur le métier premier. Externaliser sa gestion administrative se présente alors comme un choix stratégique, permettant au dirigeant de se dégager du temps et de se recentrer sur ses objectifs.

Les 2 solutions présentent des avantages et des inconvénients que nous allons découvrir ci-dessous.

• Recruter un(e) salarié(e) :

La fonction d'assistant(e) administratif requiert des compétences, de la polyvalence, des savoir-faire ainsi qu'une grande capacité d'adaptation, de la discrétion et bien d'autres aptitudes.

Le recrutement d'un(e) assistant(e) constitue une étape importante ; c'est une personne en qui il faut avoir confiance. Cela implique donc la définition des besoins, la rédaction d'une fiche de poste, le lancement d'une campagne de recrutement, l'examen des candidatures, l'organisation des entretiens de recrutement et la sélection de la meilleure candidature.

Ne négligeons pas non plus le temps passé pour la formation de ce nouveau collaborateur.

Sans oublier qu'il faudra également prévoir un poste de travail équipé et fonctionnel. Ce nouveau collaborateur occupera une place physique dans l'entreprise. Cela nécessitera un investissement financier (matériel informatique et téléphonique, mobilier et fournitures de bureau,...).

Enfin, le recrutement ainsi que la rupture du contrat (si l'activité est réduite ou si la personne recrutée ne correspond finalement pas à vos attentes) impliqueront des coûts non négligeables qu'il vous faut prévoir dans votre budget.

• Faire appel à une assistante indépendante :

Externaliser votre gestion administrative et/ou de support commercial consiste en bien plus qu'une opération de réduction des coûts. Il s'agit d'une solution pertinente pour les TPE/PME ou entrepreneurs indépendants qui souhaitent profiter d'une assistance spécifique afin de répondre à un besoin ponctuel, une surcharge de travail, un pic d'activité ou pour satisfaire des besoins dans la durée et pour lesquels le recrutement d'un(e) salarié(e) n'est pas justifié. L'externalisation vous permettra de vous concentrer sur votre activité principale.

Cela nécessite en amont de définir un "cahier des charges", des objectifs et attentes (nature du besoin, expertise requise, volume d'activité,...). Tout ceci permettra aux prestataires que vous contacterez d'établir une offre commerciale personnalisée et adaptée à vos besoins.

Pas d'embauche : avec l'externalisation, vous ne vous souciez pas des obligations légales liées au contrat de travail (déclaration d’embauche, fiche de paie, avantages sociaux, etc.).

Par ailleurs, le prestataire en charge ne sera pas intégré à votre effectif. Par conséquent, vous n’aurez également pas à supporter de charges matérielles supplémentaires liées à ces embauches (matériel, outillage, véhicule, …).

Grande flexibilité : Vous paierez uniquement pour la prestation dont vous avez besoin, pas d'investissement à réaliser. Vous bénéficierez donc d’une meilleure réactivité face à un surcroît de travail. Vous ne prenez pas de risque sur l'avenir de votre activité car sans engagement de durée.

Accès à des compétences spécifiques : le prestataire que vous choisirez pourra mettre à votre disposition des compétences adaptées à votre besoin, ou à de nouvelles technologies dont vous ne disposez pas en interne sans devoir investir dans la formation de vos salariés.

5 BONNES RAISONS D'EXTERNALISER :

1. Retour à votre cœur de métier : Rester actif sur votre propre terrain d’expertise est une clé maîtresse pour le bon fonctionnement de votre entreprise. Le développement de votre fichier client, de votre offre, communiquer, ou bien encore gérer l’humain… Autant de tâches essentielles qui requièrent une attention primordiale. Et qui contrairement aux tâches administratives apportent une forte valeur ajoutée à votre activité commerciale.

2. Maîtrise des coûts : Face au coût de l'externalisation, vous pourriez vous dire que vous pouvez gérer vous-même ces tâches. Ceci est une vision à court terme ! Cet investissement, passé au compte de charges de votre entreprise, se révélera très vite rentable et ce sous plusieurs aspects. Tout d’abord parce que le coût inhérent à l’externalisation se mue en temps ; vous devenant à nouveau disponible pour développer votre activité. Aussi, recruter en interne s’avère souvent plus coûteux que l’option d’externalisation. Considérez le temps de formation, les charges salariales ou encore l’absentéisme etc… Sans oublier que la majorité des TPE ou PME n’ont pas nécessairement les moyens d’avoir une assistance administrative en interne. Expérimenté(e) et grâce à son expérience, l’assistant(e) administratif permet une optimisation certaine du temps passé – budget dépensé. Ce type de prestation étant validé sous forme de contrat, vous pourrez adapter votre « commande » en fonction de vos besoins et des aléas de votre entreprise, le coût global reste ainsi sous contrôle.

3. Meilleure gestion du temps : Rien de pire que de devoir interrompre une tâche essentielle à votre activité commerciale pour remplir de la paperasse, ou bien gérer un problème administratif. Prévu ou imprévu, l’entreprise peut aussi, de manière occasionnelle ou saisonnière, faire face à un surcroît d’activité. Confier sa gestion administrative en externe, c’est palier à une charge de travail supplémentaire mais aussi garantir la bonne tenue et la gestion régulière de pôles indépendants de la vie quotidienne de l’entreprise. Enfin, c’est pour vous, une manière d'optimiser votre temps dans l’entreprise et espérer avoir un peu de temps libre pour autre chose (famille, loisirs, prospection commerciale,...) !

4. Meilleure compétence à disposition : Quel chef d’entreprise se targuerai de dire qu’il connait par cœur les méandres et évolutions de la gestion comptable, administrative ou encore légale ? Prendre en main ces missions, c’est être certain d’avoir les compétences nécessaires. Si ce n’est pas le cas, vous vous exposez à de possibles erreurs qui peuvent être lourdes de conséquences. Externaliser sa gestion administrative c’est aussi faire le choix de s’appuyer sur une personne expérimentée, réactive, qui possède des compétences adaptées, et parfaitement à jour de ses connaissances administratives, légales et autres règles comptables. C’est ce qui donne à l’assistant(e) administrative toute sa valeur ajoutée !

5. Meilleure réactivité et flexibilité : Sur ce plan, rien de plus simple que de passer une commande et de signer le contrat en bas de la page ! Quel que soit le type de mission, et le délai d’exécution, vous êtes orienté vers une compétence adaptée, et obtenez une prise de mission rapide. Pas de longues heures à recruter la personne idéale, plus de contrat à établir, ni de déclarations d’embauche à effectuer. Une gestion administrative allégée et une réactivité éclair ! L'accès à une assistance administrative externe offre une certaine souplesse en matière de charge de travail et de délais. Si vous avez un projet important à réaliser prochainement ou si vous avez besoin d'une aide supplémentaire pendant les périodes de pointe, il vous suffit d'engager des heures supplémentaires auprès de votre prestataire, plutôt que d'avoir à embaucher une personne à temps plein en contrat à durée déterminée, et de la laisser partir une fois le travail terminé. De plus, s'il y a certaines tâches qui ne nécessitent pas une attention quotidienne mais qui doivent tout de même être effectuées régulièrement, c’est une chance de pouvoir externaliser ces tâches afin de ne pas avoir un employé qui reste inactif en attendant d'avoir quelque chose à faire pendant la journée.

Recruter ou externaliser, il vous appartient de choisir la solution la plus adaptée à votre situation et structure. L'externalisation vous permet de gagner en compétitivité et d'optimiser votre fonctionnement tout en disposant d'une solution souple et économique de gestion des compétences.

Le recrutement d'un(e) salarié(e) est une solution adaptée si vous avez besoin de bénéficier d'une assistance à temps plein et que vous en avez le budget.